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怎样和歪果同事优雅地开电话会?

2018-04-14 来源:  浏览:    关键词:
某次参加了一个别的部门同事组织的电话会,回来特意和团队成员嘱咐了一下怎样组织一个和外国同事的电话会。
为什么呢?因为这个会的过程中,我多次为组织者感到尴尬。
国内的同事作为组织方,邀请国内合作部门,以及其他国家同事参加某项工作的讨论,以前基本没有怎么打过交道。这是背景。
会议刚开始,由于还有一些领导没有到,默认等一两分钟。其他国家同事按时打进来电话,组织者橙子一言不发,不打招呼,也不解释为什么会议不按时开始。
会议正式开始后,橙子姑娘直接切入主题,开头几句背景介绍会议目的说得磕磕绊绊。

会议进行到一半,忽然信号似乎有问题,两边声音断断续续。橙子姑娘发愣,不知道该怎么办,还是她的老板提醒,要不用手机试试?
但橙子姑娘好像不知道怎么用手机拨电话会议,一堆人七嘴八舌给她建议,还是她老板反应快,用自己的手机拨了进去。
这个会如果是和自己人开其实也还好,会议实际上并不都是自己人,还有级别挺高的领导们。中间来回折腾了10来分钟,我看着都觉得尴尬。
所以就有了文章开头的那一幕,和团队成员交代怎样组织跨国电话会。
橙子组织的这场会议,其实可以做更多准备。为什么说一个简简单单的会议,都要花心思准备呢?
最现实的原因是,与会人员多,以及有级别较高的领导在。你如何组织会议、是否能够得体地组织主持会议、遇到临时突发情况如何应对,都被所有人看在眼里。
而电话会议的那头,如果你不知道打电话时候的一些习惯或者寒暄语,外国同事知道的可能以为你是内向或者语言不好,不知道的可能会以为你不够礼貌,就是rude。
毕竟大家只是同事,只能通过工作上的简单接触对你有个大致印象,给你打上一个这样或那样的标签。
说了这么多,在组织跨国的电话会议时,有什么样的一些事情我们可以提前准备呢?
三,会议开始前的准备工作
1. 计算时差,发送邀请和议题
组织跨国会议,尤其是有多个国家同事参加的情况下,要计算好时差,Outlook就有一个功能可以方便切换时区。如果对某个国家同事时间略早或略晚,可以私下里问下方不方便。
要注意有不少国家有夏令时,每年大概3月和10月到了某一天时间会重新调一个小时,这点在outlook上约会议时间的话都能够自动对应,比较方便。如下图。


发送会议邀请时可以附带上会议要讨论的议题,或者如果有什么需要阅读的材料,可以发送让大家提前准备,这样会上能更高效。
2. 了解参加会议同事的名字如何念
外国同事的名字各式各样,有的真的不知道该怎样念,作为组织者,可以提前查好,这样便于在会议上打招呼或者提问。
还有虽然是大家都知道名字在前姓在后,但不少小伙伴可能会见到一些加了标点或者大小写的情况,就不知道哪个是姓,哪个是名了。
用Stacy的名字林晅举个例子:
逗号区分,逗号前是姓:Lin, Xuan
大小写区分,姓全大写:LIN Xuan
如果查了也不知道如何念的名字,可以在会议上大方问对方如何念对方的名字,对方也都会很热情地告诉你,不用自己纠结或者瞎猜,这样总比念错了要好。
3. 熟悉工具,知晓应急情况应对方法
每个公司的电话会议系统都不相同,有的还整合了视频语音网络电话,很是复杂。
所以作为组织者,提前了解清楚怎样拨进电话会,遇到信号不好该怎么应对,这些能够帮助你在事情真正发生时冷静应对,不至于手忙脚乱。
多扯一句,一定要知道如何使用Mute(静音)功能,确保自己看清楚“已静音”的标识之后再发出动静。
自曝个反例,有天早上早起在家开电话会,一直以为按了静音键,但后来去洗手间前多看了一眼,才发现竟然没按下去!幸好之前没怎么发出声响。
四,会上的语言和沟通
1. 开头少不了感谢和打招呼。
作为组织者,要按时拨进电话,在线上等着大家。有同事打进来,千万不要像开头举的例子那样,一言不发。一方面气氛略尴尬,一方面又有些失礼。
如果只是听到有人加入的声音,可以问下谁刚加入了:Who has joined? 对方回答之后,再打个招呼。
人终于齐了,可以先感谢一下大家抽空参加会议,必要的话做个自我介绍,然后直接介绍这次会议的主题:This meeting is to...
2. 中间组织大家有序发言。
会议可以按照之前拟定好的几个主题依次进行讨论,这里有一些场景我们可能需要用到一些常用句子。
比如有的国家同事爱秀巴拉巴拉讲了一堆没有停下来的意思,但时间不太够了,这时候你可以直接打断对方:

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